La digitalización de la colección juega un papel clave en la conservación de los documentos originales, ya que permite el acceso al contenido de los documentos, evitando su manipulación innecesaria. Para la captura de archivos digitales son adoptados estándares y normas que aseguran su conservación a largo plazo, así como la calidad del acceso a través de las imágenes derivadas producidas para su transmisión en Internet.
La captura se realiza a partir del documento original o microfilm en un moderno y bien equipado Laboratorio de Digitalización, equipado con escáneres planetarios, que no causan daño a la colección, backs digitales, escáner para material de gran formato y escáneres para microfilm. La diversidad de equipamientos atiende a las necesidades específicas de los distintos tipos de materiales que se encuentran en la colección de la Biblioteca Nacional.
Para el almacenamiento de archivos digitales de forma segura, permitiendo su uso por las generaciones futuras, se creó un centro de procesamiento de datos que aloja las bases de datos institucionales y los archivos producidos por la BNDigital y por los proyectos de digitalización.
Los criterios para la digitalización son:
- Necesidad de seguridad para la formación de la reserva técnica;
- Estar en dominio público o estar la reproducción autorizada por el titular del derecho;
- Rareza, originalidad, cronología, deterioro o fragilidad;
- Demanda de los usuarios;
- Utilización en ediciones, exposiciones, investigación institucional y otros eventos nacionales e internacionales;
- Estar restaurado o microfilmado
- Complementar o ser complementado por colecciones digitales de otras instituciones.