A digitalização do acervo desempenha papel fundamental na preservação dos documentos originais, já que permite o acesso ao conteúdo dos documentos, evitando seu manuseio desnecessário. Para a captura dos arquivos digitais, são adotados padrões e normas que garantirão sua preservação por longo prazo, assim como a qualidade do acesso através das imagens derivadas produzidas para transmissão na Internet.
A captura é feita a partir do documento original ou microfilme em um moderno e bem equipado Laboratório de Digitalização, dotado de escâneres planetários, que não causam danos ao acervo, backs digitais, escâner para material de grande porte e escâneres para microfilme. A diversidade do parque de equipamentos atende às especificidades dos diversos tipos de materiais presentes na coleção da Biblioteca Nacional.
Para a armazenagem dos arquivos digitais de forma segura, possibilitando o seu uso pelas futuras gerações, foi criado um centro de processamento de dados que abriga as bases de dados institucionais, assim como os arquivos produzidos pela BNDigital e pelos projetos de digitalização.
Os critérios para digitalização são:
- Necessidade de segurança para formação de reserva técnica;
- Estar em Domínio público ou ter reprodução autorizada pelo titular dos direitos;
- Raridade, ineditismo, cronologia, deterioração ou fragilidade;
- Demanda de usuários;
- Utilização em edições, exposições, pesquisas institucionais e outros eventos nacionais ou internacionais;
- Estar restaurado ou microfilmado;
- Complementar ou ser complementado por coleções digitais de outras instituições.